Organice los permisos de acceso para evitar que personas inadecuadas accedan a los documentos o los utilicen.
Mayor seguridad y Management: Se implementan permisos de acceso personalizados para proteger documentos sensibles, minimizando el riesgo de filtraciones.
Aún son muchas las empresas que mantienen sus documentos almacenados en ficheros físicos y, de este modo, la posibilidad de que un archivo termine perdido o deteriorado es alta. Los DMS solucionan este problema. Estableciendo copias digitales de documentos en papel, el riesgo de pérdida disminuye de forma significant.
Software de gestión documental propietario: es desarrollado por un proveedor que ofrece servicios integrales, incluyendo soporte técnico y almacenamiento seguro en sus servidores.
El hecho de que el software de gestión documental de QuoFiles incluye tres soluciones en una misma plataforma con funcionalidades de gestión de calidad, Sharepoint y captura de documentos.
Es importante evaluar muy bien las necesidades y recursos antes de elegir un enfoque específico. Si tu empresa dispone de amplios recursos telláticos, puede tener Sistema de Gestión Documental sentido implantar un gestor documental en el propio centro de datos, junto con el resto de sus aplicaciones.
A pesar de los numerosos beneficios, las organizaciones pueden enfrentar diversos desafíos al implementar un sistema de gestión documental. Uno de los principales problemas es la resistencia al cambio.
A pesar de los beneficios que conlleva, la gestión documental también enfrenta una serie de retos que deben ser superados para garantizar su correcta implementación. Algunos de los retos más comunes son:
Command de acceso y seguridad: incluye opciones avanzadas de permisos y cifrado para garantizar la protección de los datos empresariales.
Alineación con Estrategia de Negocio: Asegurar que los objetivos del DMS estén alineados con la estrategia common de la organización.
Facilidad de uso y ergonomía de la interfaz: analizamos lo intuitiva y accesible que resulta la interfaz para los usuarios, así como la experiencia common de uso.
Muchos empleados pueden mostrarse reacios a adoptar nuevas herramientas y procesos debido a la falta de familiaridad. Por lo tanto, es esencial brindar capacitación y explicar los beneficios inmediatos del nuevo sistema para suavizar la transición.
Almacene documentos en repositorios centralizados, lo que refuerza la seguridad y el cumplimiento authorized;
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